Regnskapet er lovpålagt, men verdien kommer først når du bruker tallene til å styre. Mange ledere ser på regnskapet bare ved årsslutt eller når banken spør, og da er det for sent å påvirke resultatet. Du trenger ikke mer data for å komme videre, bare en plan for hvordan du bruker tallene du allerede har.
Fra rapportering til styring
Regnskapet kan brukes på tre nivåer. Det første er å rapportere: årsregnskap, MVA og skatt. Det andre er å følge opp løpende resultat, likviditet og avvik gjennom året. Det tredje er å styre, med budsjett, prognoser og tiltak basert på tallene.
Fire spørsmål regnskapet bør svare på
Start med fire grunnleggende spørsmål. Hvert av dem har et nøkkeltall du kan følge.
- Tjener vi penger? Se på margin og resultat over tid, ikke bare totalen.
Nøkkeltall: driftsmargin, som er driftsresultat delt på driftsinntekter. - Har vi penger til å betale? Følg kontantstrøm, kundefordringer og forfalte fakturaer.
Nøkkeltall: likviditetsgrad 1, som er omløpsmidler delt på kortsiktig gjeld. - Hva koster driften? Se på lønn og andre kostnader som andel av omsetningen.
Nøkkeltall: lønnsandel, som er lønnskostnader delt på driftsinntekter. - Hvor er vi på vei? Sammenlign med samme periode i fjor og med budsjett.
Nøkkeltall: egenkapitalandel, som er egenkapital delt på totalkapital.
Velg tre til fem tall som passer for din bedrift, og følg dem over tid. Hva som er et godt nivå varierer mellom bransjer, så din egen utvikling sier mer enn en fasit.
Gode data og godt budsjett er fundamentet
Rapporter blir aldri bedre enn tallene de bygger på. Det krever tre ting:
- Bilag føres på riktig konto, i riktig periode og med riktig MVA-kode.
- Prosjekt, avdeling og art settes på hver postering.
- Bank og reskontro avstemmes hver måned.
Budsjettet er målestokken du sammenligner regnskapet med, og jo mer nøyaktig det er, jo enklere er det å styre. Sett det opp på samme nivå som du styrer, og fordel det per måned slik at avvik vises tidlig. Følg opp avvikene jevnlig, og husk investeringsbudsjettet for større anskaffelser og finansiering.
Budsjett, prognose og kalkyle svarer på hvert sitt spørsmål:
- Budsjettet: Hva er planen?
- Prognosen: Hvor ender vi?
- Kalkylen: Hva koster dette oppdraget, og hva bør vi ta betalt?
Se hvor lønnsomheten ligger
Et resultat som ser greit ut totalt, kan skjule at ett prosjekt taper penger. Med prosjekt som dimensjon ser du inntekter og kostnader per oppdrag, og du kan sammenligne budsjett og faktiske tall underveis. Med avdeling ser du hva hver del av virksomheten tjener og koster, og hvem som har ansvar for tallene.
En tredje dimensjon, art, kan for eksempel skille mellom kontrakt og tillegg i samme prosjekt. Huskeregelen er at prosjekt viser hva, avdeling hvem og art hvilken type. Samme tankegang kan brukes på kjøretøy: ett prosjekt per bil gir kostnad per bil.
Velg likevel en dimensjon bare hvis du faktisk bruker den. Hver ekstra dimensjon betyr mer arbeid ved bokføring og større risiko for feil, så start med én eller to. Hvilke dimensjoner du kan bruke, avhenger av regnskapssystemet.
Tre ting du kan gjøre i morgen
- Velg tre til fem nøkkeltall for din bedrift.
- Avtal en fast gjennomgang med regnskapsfører.
- Vurder prosjekt- eller avdelingsregnskap.
Gjør det til en fast rytme
Det viktigste er ikke flest mulig tall, men at du ser på de samme tallene jevnlig. Se på resultat, likviditet og forfalte fakturaer hver måned, og på prosjekt, avdeling og prognose hvert kvartal. Budsjett, mål og tiltak gjør du opp hvert år.
Vil du komme i gang?
Hos oss får alle kunder en fast regnskapsfører. Ta kontakt, så hjelper vi deg med å sette opp nøkkeltall, budsjett og rapporter som passer din bedrift. Du finner oss i Stavanger og Sandnes.
Ta kontakt
